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Reisekosten: Verpflegungsmehraufwand, Dreimonatsfrist, Nachweise
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Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG, Mahlzeitenkürzung, Dreimonatsfrist und der richtige Vorsteuerabzug bei Hotelrechnungen – Reisekosten systematisch.
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Auswärtstätigkeit als Anknüpfungspunkt
Reisekosten setzen eine betrieblich veranlasste Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Betriebsstätte voraus. Die Bestimmung der ersten Betriebsstätte folgt den Grundsätzen zur ersten Tätigkeitsstätte; Fahrten dorthin sind nur mit der Entfernungspauschale abziehbar, während für Auswärtstätigkeiten die tatsächlichen Fahrtkosten oder pauschal 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden können.
Verpflegungsmehraufwand
Der Abzug ist auf die Pauschalen beschränkt: 14 Euro bei mehr als achtstündiger Abwesenheit, 28 Euro bei 24 Stunden, je 14 Euro für An- und Abreisetage bei auswärtiger Übernachtung. Tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar. Für vom Arbeitgeber oder Dritten gestellte Mahlzeiten erfolgt eine Kürzung um 20 Prozent (Frühstück) beziehungsweise je 40 Prozent (Mittag-, Abendessen) der 24-Stunden-Pauschale. Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge nach dem jeweils aktuellen BMF-Schreiben.
Dreimonatsfrist
Bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der Abzug der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate beschränkt. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen – gleich aus welchem Grund – lässt die Frist neu beginnen. Die Frist gilt nicht für Fahrt- und Übernachtungskosten.
Übernachtung und Nebenkosten
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher, angemessener Höhe abziehbar. Enthält die Hotelrechnung Verpflegung, ist entsprechend zu kürzen; der auf Beherbergung entfallende Teil unterliegt dem ermäßigten Umsatzsteuersatz, Frühstück und Nebenleistungen dem Regelsatz – relevant für den korrekten Vorsteuerabzug. Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung oder betrieblich veranlasste Telefonkosten sind mit Beleg abziehbar.
Typische Fehlerquellen
Wiederkehrend fallen auf: nicht angesetzte Pauschalen mangels Belegen, obwohl gerade kein Belegnachweis erforderlich ist; fehlende Abwesenheitsaufzeichnungen; unterlassene Kürzung bei gestellten Mahlzeiten; übersehene Dreimonatsfrist bei Dauerprojekten; sowie ungeklärte erste Betriebsstätte bei Selbständigen mit mehreren Tätigkeitsorten.
Wie Reisekosten in Ihrem Betrieb systematisch und prüfungssicher erfasst werden, richten wir gern mit Ihnen ein. Sprechen Sie uns an.
Häufige Fragen
Welche Verpflegungspauschalen gelten?
Bei mehr als acht Stunden Abwesenheit 14 Euro, bei 24 Stunden 28 Euro, für An- und Abreisetage mit Übernachtung je 14 Euro (§ 9 Abs. 4a EStG i.V.m. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Der Abzug tatsächlicher Verpflegungskosten ist ausgeschlossen.
Wie sind gestellte Mahlzeiten zu berücksichtigen?
Für gestellte Mahlzeiten sind die Pauschalen zu kürzen: 20 Prozent des Tagessatzes für ein Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen – bezogen auf die 24-Stunden-Pauschale, also 5,60 beziehungsweise 11,20 Euro.
Wie wirkt die Dreimonatsfrist?
Die Dreimonatsfrist gilt für die längerfristige Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang; der Grund der Unterbrechung ist unerheblich.
Fachlich geprüft und redaktionell verantwortet von
Michel Kania
Steuerberater · Steuerkanzlei KANIA. Beratung für vegane Unternehmen, deutschlandweit.
Stand: Juli 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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