Allgemein
Reisekosten: Pauschalen, Fahrt und Hotel richtig absetzen
Einfach erklärt
14 oder 28 Euro Verpflegungspauschale, 30 Cent je Kilometer, Hotel mit Beleg: wie Reisekosten funktionieren – und welche Pauschalen oft verschenkt werden.
Einfach erklärt
Die kurze Antwort
Bist du betrieblich unterwegs – beim Kunden, auf der Messe, bei der Fortbildung –, kannst du Fahrt, Übernachtung und Verpflegung absetzen. Für die Verpflegung gibt es feste Pauschalen ohne Belege, für Fahrt und Hotel zählen die tatsächlichen Kosten.
Die Verpflegungspauschalen
Bei mehr als acht Stunden Abwesenheit stehen dir 14 Euro zu, bei vollen 24 Stunden 28 Euro, für An- und Abreisetage bei Übernachtung jeweils 14 Euro. Was du tatsächlich fürs Essen ausgibst, spielt keine Rolle – deshalb auch keine Essensbelege nötig. Wichtig: Bei längeren Einsätzen am selben Ort enden die Pauschalen nach drei Monaten.
Fahrt und Übernachtung
Beim eigenen Auto rechnest du pauschal 30 Cent je gefahrenem Kilometer oder die anteiligen tatsächlichen Kosten; Bahn, Flug und Taxi laufen mit Beleg in voller Höhe. Die Übernachtung setzt du in tatsächlicher Höhe an – lass die Rechnung auf den Betrieb ausstellen. Ist Frühstück enthalten, wird deine Tagespauschale dafür um 20 Prozent gekürzt, für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen um je 40 Prozent.
Was keine Reise ist
Fahrten zwischen Wohnung und deinem festen Betrieb sind keine Reisekosten – dafür gilt nur die Entfernungspauschale. Reisekosten beginnen erst bei auswärtiger Tätigkeit. Wer überwiegend beim Kunden oder auf Wochenmärkten arbeitet, sollte einmal sauber klären, wo steuerlich die „erste Betriebsstätte“ liegt – davon hängt viel ab.
Der häufigste Fehler
Verpflegungspauschalen werden schlicht vergessen, weil keine Belege da sind – dabei sind sie gerade belegfrei. Wer viel unterwegs ist, verschenkt so übers Jahr mehrere hundert Euro. Halte Datum, Ziel, Anlass und Abwesenheitsdauer formlos fest – das genügt als Nachweis.
Wie du Reisekosten in deinem Betrieb einfach und prüfungssicher erfasst, klären wir gern in einem Erstgespräch.
Häufige Fragen
Wie viel bekomme ich fürs Essen unterwegs?
Bei mehr als acht Stunden auswärts gibt es 14 Euro pauschal, bei 24 Stunden 28 Euro – unabhängig davon, was du tatsächlich ausgibst. Belege fürs Essen brauchst du dafür nicht.
Wie rechne ich die Fahrt ab?
Die Fahrt zählt mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal mit 30 Cent je Kilometer beim eigenen Auto. Bahn, Flug und Taxi setzt du in voller Höhe mit Beleg an.
Kann ich das Hotel voll absetzen?
Die Übernachtung selbst ja – mit Rechnung in tatsächlicher Höhe. Ist das Frühstück enthalten, wird deine Verpflegungspauschale dafür gekürzt. Die Hotelrechnung sollte auf den Betrieb ausgestellt sein.
Fachlich geprüft und redaktionell verantwortet von
Michel Kania
Steuerberater · Steuerkanzlei KANIA. Beratung für vegane Unternehmen, deutschlandweit.
Stand: Juli 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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