Allgemein
Rechnung schreiben: Pflichtangaben und E-Rechnung
Einfach erklärt
Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, wann die Kleinbetragsregel greift und in welchen Stufen die E-Rechnung Pflicht wird.
Einfach erklärt
Die kurze Antwort
Eine Rechnung braucht bestimmte Pflichtangaben, damit dein Kunde die Vorsteuer ziehen kann – und du bei deinen Eingangsrechnungen ebenso. Fehlt etwas, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Parallel läuft die Umstellung auf die E-Rechnung: Empfangen können muss sie heute jedes Unternehmen, das Ausstellen wird stufenweise Pflicht.
Die Pflichtangaben im Überblick
Auf eine vollständige Rechnung gehören: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Klingt viel, ist aber in jeder Buchhaltungssoftware als Vorlage hinterlegt.
Erleichterung für Kleinbeträge
Bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung: Aussteller, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz genügen. Der Kassenbon vom Großmarkt fällt genau in diese Kategorie – aufbewahren musst du ihn trotzdem.
E-Rechnung: die Stufen
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt. Fürs Ausstellen gilt: bis Ende 2026 sind Papier und PDF noch erlaubt, kleinere Betriebe bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben bis Ende 2027 Zeit, ab 2028 ist die E-Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen Pflicht. Wichtig: E-Rechnung heißt strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD – eine normale PDF zählt nicht.
Der häufigste Fehler
Eingangsrechnungen werden bezahlt und abgeheftet, ohne die Angaben zu prüfen. Fällt der Fehler erst in der Betriebsprüfung auf, ist der Vorsteuerabzug erst einmal weg – und der Lieferant von damals vielleicht nicht mehr erreichbar. Prüfe große Eingangsrechnungen direkt bei Erhalt und fordere Korrekturen sofort an.
Wie du deine Rechnungsprozesse und die E-Rechnungs-Umstellung sauber aufsetzt, klären wir gern in einem Erstgespräch.
Häufige Fragen
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug – das Finanzamt streicht dir den Abzug, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt. Bitte deshalb bei fehlerhaften Eingangsrechnungen immer um Berichtigung.
Was gilt für kleine Beträge?
Bis 250 Euro brutto gelten Erleichterungen: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz genügen – deine Angaben als Empfänger sind nicht nötig.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. E-Rechnung heißt strukturiertes elektronisches Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD – empfangen können musst du solche Rechnungen schon heute.
Fachlich geprüft und redaktionell verantwortet von
Michel Kania
Steuerberater · Steuerkanzlei KANIA. Beratung für vegane Unternehmen, deutschlandweit.
Stand: Juli 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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