Gastronomie
Kostenloses Essen fürs Team: Was gilt steuerlich?
Einfach erklärt
Wenn dein Team kostenlos mitisst, will das Finanzamt mitreden: die Pauschalwerte 2026, der Trick mit der Zuzahlung und was bei Kaffee und Snacks gilt.
Einfach erklärt
Die kurze Antwort
Isst dein Team kostenlos mit, ist das steuerlich Lohn – aber nicht zum Speisekartenpreis, sondern zu amtlichen Pauschalwerten: 2026 sind das 4,57 Euro pro Mittag- oder Abendessen. Und es gibt einfache Wege, das sauber und günstig zu regeln.
Warum das Finanzamt mitisst
Ein kostenloses Essen ist ein Vorteil, den deine Mitarbeitenden vom Betrieb bekommen – genau wie Gehalt. Damit nicht jedes Gericht einzeln bewertet werden muss, gibt es feste Werte: 2,37 Euro fürs Frühstück, je 4,57 Euro für Mittag- und Abendessen. Egal ob Linsencurry oder aufwendiges Tagesgericht – der Wert ist immer gleich.
Der einfachste Weg: kleine Zuzahlung
Zahlen deine Leute mindestens 4,57 Euro pro Essen, entsteht gar kein steuerpflichtiger Vorteil – für niemanden fällt etwas an. Deshalb setzen viele Betriebe genau diesen Betrag als Personalpreis an. Alternative: Du übernimmst das Essen komplett und versteuerst die Pauschalwerte mit 25 Prozent – dann bleibt es für dein Team abgabenfrei, und Sozialversicherung fällt auch nicht an.
Was komplett steuerfrei bleibt
Kaffee, Tee, Wasser, Obst und kleine Snacks für das Team sind sogenannte Aufmerksamkeiten – kein Lohn, keine Steuer. Der Haferdrink-Cappuccino zwischendurch ist also kein Thema. Erst wenn daraus eine richtige Mahlzeit wird, gelten wieder die Pauschalwerte.
Nicht vergessen: die Umsatzsteuer
Auch auf Personalessen fällt Umsatzsteuer an – als Grundlage gelten wieder die Pauschalwerte, mit 7 Prozent fürs Essen und 19 Prozent für Getränke. Wichtig: Buche das Personalessen als eigenen Vorgang in der Kasse. Taucht es nirgends auf, unterstellt das Finanzamt bei einer Prüfung schnell, dass generell nicht alles erfasst wird – und schätzt dann deinen Umsatz.
Familie im Betrieb
Arbeiten Familienmitglieder angestellt mit, gelten für sie dieselben Regeln wie für alle anderen. Isst die Familie mit, ohne im Betrieb zu arbeiten, ist das eine Privatentnahme – die muss separat erfasst und versteuert werden.
Wie du das Personalessen in deinem Betrieb am einfachsten regelst – Zuzahlung, Pauschale oder Mischung –, hängt von deinem Team und deinen Abläufen ab. Melde dich gern für ein Erstgespräch.
Häufige Fragen
Muss ich das kostenlose Personalessen wirklich versteuern?
Ja – aber nicht zum Verkaufspreis, sondern mit dem amtlichen Wert: 2026 sind das 4,57 Euro pro Mittag- oder Abendessen. Dieser Betrag gilt als Lohn und muss versteuert werden, wenn dein Team nichts zuzahlt.
Wie vermeide ich den Steuer-Aufwand am einfachsten?
Wenn deine Leute mindestens 4,57 Euro pro Essen zahlen, entsteht gar kein steuerpflichtiger Vorteil. Deshalb machen das viele Betriebe genau so.
Sind Kaffee und Snacks für mein Team auch steuerpflichtig?
Nein. Kaffee, Tee, Wasser und Obst für das Team zählen als Aufmerksamkeit und bleiben komplett steuerfrei – auch der Haferdrink-Cappuccino.
Fachlich geprüft und redaktionell verantwortet von
Michel Kania
Steuerberater · Steuerkanzlei KANIA. Beratung für vegane Unternehmen, deutschlandweit.
Stand: Juli 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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