Mitarbeiterverpflegung in der veganen Gastronomie: Sachbezugswerte 2026

Personalessen ist Arbeitslohn – bewertet mit amtlichen Sachbezugswerten

Erhalten Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt Mahlzeiten, liegt steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs vor. Die Bewertung erfolgt nicht mit dem Speisekartenpreis, sondern mit den amtlichen Sachbezugswerten der Sozialversicherungsentgeltverordnung. Für 2026 gelten kalendertäglich 2,37 Euro für ein Frühstück und je 4,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen; bei Vollverpflegung sind 11,50 Euro anzusetzen (Monatswert 345 Euro). Die Werte gelten einheitlich für Arbeitnehmer, Auszubildende und volljährige mitarbeitende Familienangehörige. Voraussetzung für den Ansatz der Sachbezugswerte ist, dass der Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.

Zuzahlungen mindern den geldwerten Vorteil

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit, ist nur die Differenz zwischen Sachbezugswert und Zuzahlung anzusetzen. Zahlt er mindestens den Sachbezugswert – 2026 also 4,57 Euro für ein Mittagessen –, entsteht kein geldwerter Vorteil und die Mahlzeit bleibt lohnsteuer- und beitragsfrei. Viele Betriebe setzen die Personalverpflegung deshalb bewusst mit einer Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswerts auf; das vermeidet Lohnversteuerung und Dokumentationsaufwand in der Entgeltabrechnung weitgehend.

Pauschalversteuerung als Alternative

Alternativ kann der Arbeitgeber die mit dem Sachbezugswert bewerteten arbeitstäglichen Mahlzeiten nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuern. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus und ist in der Gastronomie der Regelfall, wenn keine Zuzahlung erhoben wird.

Aufmerksamkeiten bleiben außen vor

Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt – Kaffee, Tee, Wasser, Obst, kleine Snacks –, sind bloße Aufmerksamkeiten und kein Arbeitslohn. Für vegane Betriebe heißt das: Der Cappuccino mit Haferdrink für das Team ist lohnsteuerlich unbeachtlich. Die Grenze ist erreicht, wenn aus Getränken und Snacks eine vollwertige Mahlzeit wird – dann gelten wieder die Sachbezugswerte.

Umsatzsteuer nicht vergessen

Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten an das Personal unterliegt der Umsatzsteuer. Als Bemessungsgrundlage akzeptiert die Finanzverwaltung regelmäßig die amtlichen Sachbezugswerte. Der Steuersatz folgt den allgemeinen Regeln seit dem 1. Januar 2026: Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent. In der Kasse beziehungsweise Buchhaltung sollte die Personalverpflegung als eigener Vorgang erfasst werden – in Betriebsprüfungen ist die fehlende Erfassung von Personalessen eine häufige Feststellung, die über Schätzungen schnell teuer wird.

Typische Konstellation im veganen Familienbetrieb

Arbeiten Familienangehörige im Betrieb mit, gelten für sie als Arbeitnehmer dieselben Sachbezugswerte. Wird dagegen die Familie mitverpflegt, ohne dass ein Arbeitsverhältnis besteht, liegt eine Entnahme vor, die als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterliegt und einkommensteuerlich den Gewinn erhöht. Die Abgrenzung sollte dokumentiert sein.

Wie Personalverpflegung in Ihrem Betrieb lohnsteuerlich und umsatzsteuerlich sauber abgebildet wird, hängt von Ihren Abläufen ab. Sprechen Sie uns an.