Kassenführung und TSE in der veganen Gastronomie: Pflichten 2026

Keine Registrierkassenpflicht – aber strenge Pflichten beim elektronischen Kassieren

Eine allgemeine Pflicht zum Einsatz eines elektronischen Kassensystems besteht in Deutschland auch 2026 nicht. Die offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig, setzt jedoch tägliche Kassenberichte, die Kassensturzfähigkeit und eine nachvollziehbare Ermittlung der Tageseinnahmen voraus. Sobald elektronisch kassiert wird, greifen die Anforderungen des § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung vollumfänglich.

Technische Sicherheitseinrichtung und Belegausgabe

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind seit 2020 mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen, die jeden Vorgang protokolliert und unveränderbar signiert. Verstöße gegen diese Systempflichten sind Steuergefährdungstatbestände und können nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4–6 AO mit Bußgeld bis zu 25.000 Euro geahndet werden – unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist. Ergänzend besteht die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Für jeden Geschäftsvorfall ist unmittelbar ein Beleg zu erstellen und dem Gast zur Verfügung zu stellen – auch elektronisch. Nicht aufrüstbare Altgeräte dürfen seit 2023 nicht mehr eingesetzt werden.

Mitteilungspflicht über Mein ELSTER

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme dem zuständigen Finanzamt elektronisch mitzuteilen – ausschließlich über Mein ELSTER beziehungsweise die ERiC-Schnittstelle; Mitteilungen in Papierform oder per E-Mail entfalten keine Wirkung. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme lief die Frist am 31. Juli 2025 ab. Seither gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats mitzuteilen. Mitzuteilen sind sämtliche Systeme einer Betriebsstätte, einschließlich mobiler Zusatzkassen und Kassen-Apps; gemietete und geleaste Systeme stehen gekauften gleich. Ein Bußgeld sieht § 379 AO für die Verletzung der Mitteilungspflicht nicht vor; sie kann jedoch mit Zwangsmitteln nach §§ 328 ff. AO durchgesetzt werden, und eine unterlassene Mitteilung gilt als Risikoindiz, das Kassennachschauen und intensivere Betriebsprüfungen auslösen kann.

Kassennachschau und Verfahrensdokumentation

Die Kassennachschau nach § 146b AO erfolgt unangekündigt und während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer kann den Datenexport im Format DSFinV-K verlangen sowie einen Kassensturz durchführen. Erforderlich ist zudem eine aktuelle Verfahrensdokumentation, die Aufbau, Bedienung und Datenfluss des Kassensystems beschreibt und Bedienungsanleitungen, Programmier- und Stammdatenänderungen sowie TSE-Zertifikate umfasst. Alle Einzeldaten sind zehn Jahre maschinell auswertbar aufzubewahren; ein Ausdruck genügt nicht.

Besondere Fehlerquellen im veganen Betrieb

Seit der Umsatzsteuerreform zum 1. Januar 2026 entscheidet nicht mehr der Verzehrort, sondern die Unterscheidung zwischen Speisen (7 Prozent) und Getränken (19 Prozent) über den Steuersatz. Die Artikelstammdaten sind entsprechend umzustellen. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Getränke mit Pflanzendrinks: Sie sind auch im Außer-Haus-Verkauf nicht begünstigt und daher durchgängig mit 19 Prozent anzulegen. Fehlerhafte Stammdaten wirken sich über sämtliche Umsätze eines Prüfungszeitraums aus und führen regelmäßig zu erheblichen Nachforderungen.

Ausblick: geplante Registrierkassenpflicht

Der Koalitionsvertrag 2025 sieht eine Registrierkassenpflicht für Betriebe oberhalb einer Umsatzgrenze von voraussichtlich 100.000 Euro vor; als Zeitpunkt des Inkrafttretens ist der 1. Januar 2027 im Gespräch. Ein verabschiedetes Gesetz liegt bislang nicht vor, und die Einzelheiten – insbesondere die Bezugsgröße der Umsatzgrenze – sind offen. Betriebe, die ohnehin vor einer Anschaffung stehen, sollten diese Entwicklung in ihre Planung einbeziehen.

Ob Ihre Kassenführung den Anforderungen genügt, lässt sich nur am konkreten System und an den tatsächlichen Abläufen beurteilen. Sprechen Sie uns an.