Kasse im veganen Café: Was das Finanzamt verlangt

Die kurze Antwort

Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es 2026 noch nicht. Wenn du aber elektronisch kassierst, gelten strenge Regeln: TSE, Bon für jeden Verkauf und eine Meldung ans Finanzamt.

Offene Ladenkasse oder Kassensystem?

Du darfst deine Einnahmen weiterhin mit einer offenen Ladenkasse erfassen. Dann musst du täglich einen Kassenbericht schreiben und jederzeit nachweisen können, dass das Geld in der Kasse zu deinen Aufzeichnungen passt. Sobald du ein elektronisches System nutzt, greifen die Regeln unten – unabhängig davon, wie klein dein Betrieb ist.

Was deine Kasse können muss

Jedes elektronische Kassensystem braucht eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Sie protokolliert jeden Vorgang so, dass er nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Läuft deine Kasse ohne TSE oder entspricht sie nicht den Vorgaben, drohen Bußgelder bis 25.000 Euro – auch wenn gar keine Steuern verkürzt wurden. Dazu kommt die Belegausgabepflicht: Für jeden Verkauf muss ein Beleg erstellt und dem Gast angeboten werden – gedruckt oder digital. Ob der Gast ihn mitnimmt, ist seine Sache. Alte Geräte, die sich nicht mit einer TSE nachrüsten lassen, dürfen seit 2023 nicht mehr benutzt werden.

Meldung ans Finanzamt – häufig übersehen

Seit 2025 musst du jede Kasse dem Finanzamt melden, und zwar über Mein ELSTER. Eine E-Mail oder ein Brief reichen nicht. Kaufst du eine neue Kasse, hast du dafür einen Monat Zeit. Gibst du eine Kasse ab, muss auch das gemeldet werden. Wichtig: Gemeldet werden alle Geräte im Betrieb, also auch das Tablet für den Außenbereich oder die Zweitkasse. Ein Bußgeld gibt es für eine vergessene Meldung zwar nicht – aber das Finanzamt kann sie mit Zwangsgeld durchsetzen, und ein Betrieb ohne gemeldete Kasse fällt auf: Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass unangekündigt jemand zur Kassennachschau vor der Tür steht.

Die Kassennachschau kommt unangekündigt

Das Finanzamt darf während der Öffnungszeiten unangekündigt vorbeikommen, die Kasse prüfen und einen Datenexport verlangen. Deshalb solltest du griffbereit haben: Bedienungsanleitung, TSE-Zertifikat, eine kurze Beschreibung, wie deine Kasse eingerichtet ist, und alle Änderungen an Artikeln oder Programmierung. Alle Daten musst du zehn Jahre lang aufbewahren – digital, ein Ausdruck reicht nicht.

Typischer Fehler in veganen Betrieben

Seit 2026 gilt für Essen 7 Prozent und für Getränke 19 Prozent. Prüfe deine Artikel im Kassensystem: Sind alle Speisen auf 7 Prozent umgestellt? Und stehen alle Kaffeegetränke mit Hafer- oder Sojadrink auf 19 Prozent? Genau hier passieren die meisten Fehler – und sie wirken sich auf jeden einzelnen Verkauf aus, bis sie jemand bemerkt.

Was 2027 kommen könnte

Geplant ist eine Pflicht zur elektronischen Kasse für Betriebe ab etwa 100.000 Euro Umsatz, möglicherweise ab 2027. Beschlossen ist das noch nicht. Wenn du ohnehin über eine neue Kasse nachdenkst, lohnt es sich, das mitzudenken.

Ob deine Kassenführung wirklich sicher aufgestellt ist, hängt vom System und von deinen Abläufen ab. Melde dich gern für ein Erstgespräch.