Allgemein
Betriebsausgaben: Was du absetzen kannst – und was nicht
Einfach erklärt
Betrieblich veranlasst zählt, privat nicht – die Grundregel, die wichtigsten Sonderfälle von Bewirtung bis Homeoffice und warum Belege alles entscheiden.
Einfach erklärt
Die kurze Antwort
Betriebsausgaben sind alle Kosten, die dein Betrieb verursacht – sie mindern deinen Gewinn und damit deine Steuer. Die Grundregel ist einfach: betrieblich veranlasst zählt, privat zählt nicht. Kompliziert wird es nur in der Grauzone dazwischen – und beim Nachweis.
Was ohne Diskussion zählt
Wareneinkauf, Miete fürs Ladenlokal, Personal, Verpackung, Software, Versicherungen, Werbung, Fortbildungen, Fachliteratur, Beiträge zu Kammern und Verbänden. Auch Kosten vor der Gründung können zählen – etwa Beratung oder Marktrecherche, wenn der Betrieb danach tatsächlich startet.
Die Grauzone: gemischte Kosten
Handy, Auto, Reisen – vieles nutzt du privat und betrieblich. Hier gilt: aufteilen, wo ein sauberer Maßstab existiert (etwa Nutzungsanteile), und dokumentieren, wie du zur Aufteilung kommst. Reine Lebenshaltung – Kleidung, das Mittagessen im Alltag, die private Miete – bleibt draußen, auch wenn du dabei an die Arbeit denkst.
Sonderregeln, die du kennen solltest
Bewirtung von Geschäftspartnern: 70 Prozent abziehbar, mit vollständigem Bewirtungsbeleg (Anlass, Teilnehmer, Unterschrift). Geschenke an Geschäftspartner: nur bis 50 Euro pro Person und Jahr. Arbeiten von zu Hause: Für Homeoffice-Tage gibt es eine Tagespauschale, ohne dass du ein eigenes Arbeitszimmer brauchst. Kleinere Anschaffungen kannst du sofort abziehen statt über Jahre abzuschreiben.
Ohne Beleg kein Abzug
Die beste Ausgabe nützt nichts, wenn du sie nicht nachweisen kannst. Gewöhn dir an, Belege sofort digital zu erfassen – fotografieren, in die Buchhaltungs-App, fertig. Was sich monatelang in Schubladen sammelt, geht verloren oder ist am Jahresende nicht mehr zuzuordnen.
Der häufigste Fehler
Nicht zu viel absetzen – sondern zu wenig: Kleinbeträge, die nie erfasst werden, bar bezahlte Einkäufe ohne Beleg, die vergessene Fortbildung. Über ein Jahr summieren sich diese Positionen auf spürbare Beträge – und mindern deinen Gewinn nur dann, wenn sie auch erfasst sind.
Welche Kosten in deinem Betrieb konkret abziehbar sind und wie du die Belegerfassung einfach organisierst, klären wir gern in einem Erstgespräch.
Häufige Fragen
Was zählt alles als Betriebsausgabe?
Alles, was durch deinen Betrieb veranlasst ist – vom Wareneinkauf über Miete und Software bis zur Fortbildung. Entscheidend ist der betriebliche Anlass, nicht ob das Finanzamt die Ausgabe „sinnvoll“ findet.
Brauche ich für jede Ausgabe einen Beleg?
Grundsätzlich ja – ohne Nachweis kein Abzug. Für kleine Beträge gibt es Erleichterungen, aber die Grundregel bleibt: Sammle jeden Beleg, am besten digital direkt beim Entstehen.
Kann ich jedes Essen absetzen?
Nein. Essen gehen mit Freunden bleibt privat. Bewirtest du aber Geschäftspartner aus betrieblichem Anlass, sind 70 Prozent der Kosten abziehbar – mit ordentlich ausgefülltem Bewirtungsbeleg.
Fachlich geprüft und redaktionell verantwortet von
Michel Kania
Steuerberater · Steuerkanzlei KANIA. Beratung für vegane Unternehmen, deutschlandweit.
Stand: Juli 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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